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Costa Rican beneficial ownership reporting starts next month

Wednesday, 14 August, 2019

Lea la versión en español

Costa Rica's ultimate beneficial owner (UBO) reporting requirements have been enacted into law, substantially updating the country’s tax regulation and procedures code. The UBO regulations are expected to take effect in September 2019.

Filing was originally planned for March of this year; however, it was postponed until the corresponding regulations and compliance procedures were published.

The Resolution (La Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, No DGT-ICD-R-14-2019) has now been enacted, as part of the Law to Improve the Fight against Tax Fraud (Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fisca).

The UBO requirements apply to legal persons and legal structures domiciled in Costa Rica, and companies will be obliged to disclose to the Transparency and Final Beneficiaries Registry (Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, RTBF) shareholders and ultimate beneficiaries with “substantive ownership”: between 15 and 25 percent of share capital.

Information to be provided to the RTBF includes:

  • identity number;
  • contact information;
  • capital; and
  • type and number of shares.

UBO declarations must be made by structures including corporations, limited liability companies, limited partnerships, companies in collective name, branches of foreign companies, and civil societies.

UBO disclosure filing deadlines are determined by the last digit of the Costa Rican entity's tax ID number, with entities whose numbers end in a 0 or 1 having to file in September 2019, the latest filing date being January 2020.

The filer's identity must be authenticated with a digital signature, requiring a special card and card reader that must be connected to a computer in order for the filer to access the online system. Only Costa Rican residents may obtain this card reader: non-residents must grant power of attorney to a resident of the country to file a UBO declaration on their behalf. Further, all documents must be translated into Spanish.

UBO declarations must then be presented to the RTBF annually in April, or 20 working days after a new UBO is established. This is reduced to 15 business days if the new UBO’s shares equal or exceed 15 percent of the total number of shares.

Under article 84 of the tax code, failure to comply with the new regulations could result in a fine of 2 percent of a business’ profit from the previous year, at a minimum rate of three base salaries and a maximum of 100 base salaries.

Those who fail to provide UBO information may also risk being denied certifications of legal status or registration of documents from the National Registry (Registro Nacional), and it will also be officially recorded that they are in breach of the Law to Improve the Fight against Tax Fraud.

Sources

El próximo mes comienzan los informes de accionistas beneficiarios de Costa Rica

Se aprobaron con fuerza de ley los requisitos de informes de beneficiario final (UBO, por sus siglas en inglés) de Costa Rica, lo que actualiza de forma significativa el código procedimental y las normativas fiscales del país. Se estima que las normativas de UBO entren en vigencia en septiembre de 2019.

La cumplimentación estaba planeada originalmente para marzo de este año, pero se pospuso hasta que se publicaran las normativas y los procedimientos de cumplimiento correspondientes.

Se decretó la Resolución (La Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, No DGT-ICD-R-14-2019) como parte de la  Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Los requisitos de UBO se aplican a las personas jurídicas y a las estructuras jurídicas con domicilio en Costa Rica. Así, las empresas tendrán la obligación de declarar ante el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) quiénes son los accionistas y beneficiarios finales con "acciones significativas": entre el 15 y el 25 por ciento del capital accionario.

La información que se debe presentar ante el RTBF incluye la siguiente:

  • Número de identidad
  • Información de contacto
  • Capital
  • Tipo y cantidad de acciones

Las declaraciones de UBO las deben hacer estructuras como corporaciones, empresas de responsabilidad limitada, sociedades limitadas, empresas parte de un nombre colectivo, sucursales de empresas extranjeras y asociaciones civiles.

Los plazos para la declaración de UBO se definen por el último dígito del número de identificación fiscal de la entidad de Costa Rica; de este modo, aquellas entidades cuyos números terminan en 0 o 1 deberán hacer su presentación en septiembre de 2019 y la última fecha de presentación es enero de 2020.

La identidad de quien completa la declaración debe ser autenticada con una firma digital; para ello se requiere una tarjeta especial y un lector de tarjetas que debe estar conectado a una computadora para que la persona pueda acceder al sistema en línea. Solo los residentes de Costa Rica pueden obtener este lector de tarjetas, los que no sean residentes deben otorgar un poder a un residente del país para que complete la declaración UBO en su nombre. Además, se deben traducir todos los documentos al español.

Luego, las declaraciones de UBO deben presentarse ante el RTBF una vez al año en abril o 20 días hábiles después de que se establece un nuevo UBO. Este plazo se reduce a 15 días hábiles si las acciones del nuevo UBO equivalen o superan el 15 por ciento de la cantidad total de acciones.

Conforme al artículo 84 del código fiscal, no cumplir con las nuevas normativas implicará una multa del 2 por ciento de las ganancias del negocio del año anterior, con una tasa mínima de tres salarios básicos y una máxima de 100 salarios básicos.

Las personas que no proporcionen la información de UBO también podrían correr el riesgo de que se les rechacen certificados de condición jurídica o el registro de documentos por parte del Registro Nacional y, además, quedará asentado en registros oficiales que infringen la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Fuentes